Rekeep

Problematica

Rekeep, uno dei principali gruppi attivi in Italia nei settori dell’Integrated Facility Management e dei Servizi Ambientali, ha sviluppato con VEM sistemi una soluzione di comunicazione basata su IP in risposta a esigenze di business continuity e mobility per i propri dipendenti.

Lo sviluppo delle società del Gruppo ha reso necessaria la ricerca di soluzioni tecnologiche a elevata flessibilità. Lo spunto è nato con l’apertura della terza sede di Zola Predosa, per la quale è stato pensato un sistema architetturale comune in grado di garantire l’integrazione e la gestione centralizzata. Ma non è tutto, come sottolinea Lucia Bernardini, Responsabile Infrastrutture-rete e Sistemi Informativi di Rekeep. “Stavamo procedendo con una media di due nuovi cantieri, ovvero sedi piccole e medie distribuite sul territorio, aperti ogni mese”.
Il problema quindi andava ben oltre la semplice scelta di un centralino telefonico.
“Implementare una soluzione flessibile in grado di permettere facili integrazioni in rete di nuove filiali poteva generare un forte abbattimento dei costi di traffico, oltre alle spese in fase di avviamento e di gestione delle reti”. Ma le necessità riguardavano anche l’infrastruttura esistente: il centralino analogico in esercizio, pur dotato di funzionalità evolute, non era sfruttato al meglio e necessitava di continua assistenza esterna. “Abbiamo avuto la necessità di traslocare più volte gli uffici negli ultimi anni e la riconfigurazione delle patch per mantenere invariati i numeri telefonici è stata effettuata sempre con interventi esterni”.

Soluzione

La crescita dell’azienda implicava una gestione più semplice anche di operazioni di questo tipo, e solo l’accorpamento della telefonia nella rete IP avrebbe permesso una gestione interna, grazie alle elevate competenze della divisione Sistemi informativi di Rekeep, che fornisce i servizi di information technology a tutte le società del Gruppo. Con l’obiettivo di rispondere a queste necessità, Rekeep si è rivolta a VEM sistemi, il partner tecnologico del gruppo che già in passato aveva disegnato la LAN aziendale e che, anche in questa occasione, ha offerto prontamente una soluzione, consigliando a Rekeep la migrazione verso la tecnologia VoIP.

“Insieme a VEM abbiamo individuato le aree di intervento ed è stato fatto un progetto e un calcolo del ROI, considerando fondamentale l’ammortamento di un investimento effettuato centralmente anche a beneficio di sedi e utenti periferici”.
Il progetto ha riguardato l’implementazione di una soluzione di Unified Communications Cisco, supportata da Cisco CallManager, il centralino software che, alle caratteristiche degli apparati tradizionali, aggiunge funzionalità innovative. La migrazione in telefonia IP ha riguardato inizialmente le tre sedi di Zola Predosa ed è proseguita nelle filiali di nuova costituzione e nei siti in cui, alla riparazione di un vecchio centralino guasto, è stata preferita una vera e propria nuova visione tecnologica: dotarsi di una rete multi-servizio, infatti, significa anche poter implementare una gamma illimitata di servizi a valore aggiunto.

“Il personale in forza al centralino ha conseguito un forte aumento della produttività grazie al servizio di Voice Mail: le chiamate verso utenti non raggiungibili vengono inoltrate nelle casella di posta. Inoltre, tutti gli utenti possono controllare lo storico delle chiamate ricevute e non evase, per mettersi in contatto con clienti o colleghi, una funzionalità impensabile in ambiente PABX”.

Rekeep ha reso anche disponibile ai propri dipendenti una rubrica aziendale in linea integrata con l’Active Directory, con categorie di numeri a disposizione a seconda dei privilegi di accesso. Ultima, ma non per importanza, la possibilità di effettuare conference call, un tempo limitata solo a una sala riunioni e oggi resa disponibile a tutti i dispositivi connessi alla rete IP, indipendentemente dalla loro ubicazione, con una modalità molto semplificata sia di accesso che di attivazione. Ma non è tutto.“Con VEM abbiamo reso disponibili i servizi erogati via VoIP anche in ottica mobility, con la sostituzione degli apparati Dect con una rete Wi-Fi e l’integrazione dei cellulari dual mode Nokia.

Molti nostri dipendenti lavorano fuori sede: avere un unico dispositivo in grado di svolgere funzioni di telefonia fissa, cellulare da interno e da esterno è stato visto come un beneficio non da poco”. Per Rekeep era anche business critical la continuità di servizio del Call Center interno, una struttura a supporto dei clienti che si è evoluto, con l’ambiente VoIP, in un servizio H24 con una solida infrastruttura di back-up. “In caso di indisponibilità di rete, le chiamate sono deviate, tramite l’attivazione di un servizio, sui telefoni interni, fisici o software (Cisco IP Phone) a seconda che gli operatori operino presso la sede o da remoto, senza alcuna differenza per chi chiama”.

Benefici

Un successo su tutti i fronti, soprattutto perché l’infrastruttura di rete fornita da VEM sistemi permette una gestione della componente telefonica interna, di competenza dei Sistemi Informativi, con tempi immediati di intervento e, naturalmente, abbattimento dei costi.

“Il nostro obiettivo è migrare al VoIP tutte le filiali: dopo un anno di messa in produzione del nuovo sistema abbiamo già individuato un significativo abbattimento dei costi.
Il vantaggio di poter migrare in modo scalabile per noi è davvero importante: non sostituiamo la tecnologia in maniera massiva perché l’incidenza dei costi deve essere diluita. In una azienda come la nostra il processo di sviluppo è necessariamente dettato dalle esigenze specifiche”.

Rekeep ha previsto anche di mettere a disposizione il servizio di videoconferenza su rete IP, una nuova frontiera per le aziende moderne che, all’efficienza, possono anche unire una maggior attenzione all’ambiente, permettendo ai propri dipendenti di viaggiare di meno sfruttando i più moderni mezzi di comunicazione.