In ottemperanza a quanto previsto dall’art. 13 del Regolamento UE 679/2016, Vi informiamo che i dati personali forniti nell’ambito della richiesta di iscrizione all’evento Vem selezionato, e anche successivamente, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e di ogni altra normativa applicabile.
Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati.
Il Titolare del trattamento dei suoi dati personali è Vem Sistemi S.p.A., con sede in Don Sebastiano Calderoni 12, Forlì (FC), contattabile via mail all’indirizzo privacy@vem.com. La Società ha nominato anche il Responsabile per la protezione dei dati, contattabile via mail all’indirizzo dpoprivacy@vem.com.
Finalità e base giuridica del trattamento
Vem, in particolare, procede alla raccolta e al successivo trattamento dei suoi dati personali nel contesto dell’organizzazione di uno specifico evento e, quindi, allo scopo di:
– espletare le attività necessarie a consentire la registrazione e la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato;
– inviare le comunicazioni e le informazioni inerenti l’evento stesso (es. aspetti organizzativi; documentazione delle attività svolte; materiale informativo, evasione di specifiche richieste inoltrate dall’interessato, ecc.);
– diffondere le registrazioni audio video e le immagini fotografiche realizzate durante l’evento selezionato, a fini informativi e divulgativi.
Vem, inoltre, previo suo consenso, potrà trattare i suoi dati personali anche per finalità ulteriori a quelle necessarie all’evento selezionato e, in particolare:
– per inviare comunicazioni e informazioni inerenti la programmazione e lo svolgimento di eventi presentati da Vem Sistemi, anche in collaborazione e partnership con soggetti terzi;
– per inviare comunicazioni promozionali attraverso qualsiasi mezzo (anche email, sms e altre modalità di comunicazione avanzata) sia da parte di Vem Sistemi sia da parte dei suoi partners;
– per procedere a ricerche di mercato o, comunque, a sondaggi finalizzati a valutare il grado di soddisfazione della clientela;
– per procedere ad analisi di mercato e attività statistiche interne in forma anonima su base di dati in forma aggregata.
Il trattamento potrà riguardare, esclusivamente per consentire la fornitura dei pasti, anche dati relativi alle abitudini alimentari dell’interessato e saranno utilizzati da Vem Sistemi al solo scopo di assicurare ai singoli ospiti la fruizione dei servizi di lunch, dinner e coffee break offerti nel corso dell’evento, secondo un livello di comfort e accoglienza il più possibile adeguato alle esigenze e alle preferenze da ciascuno espresse.
Il trattamento verrà quindi svolto sulla base del suo espresso consenso che potrà prestare anche solo per parte del trattamento e che potrà revocare in qualsiasi momento, fermo restando la liceità del trattamento svolto sino al momento della revoca.
Il trattamento dei dati per finalità di analisi di mercato e per indagini statistiche verrà invece effettuato da Vem su dati anticipatamente anonimizzati e, quindi, non richiede il previo consenso dell’interessato, essendo svolto per perseguire un legittimo interesse del titolare del trattamento.
Modalità del trattamento
I dati saranno trattati su supporti informatici, cartacei e in via telematica nel rispetto delle disposizioni di legge atte a garantire la sicurezza e la riservatezza, nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la rilevanza rispetto alle finalità dichiarate.
I dati saranno inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere gli addetti espressamente designati dalla scrivente quali responsabili e incaricati del trattamento dei dati personali, secondo i rispettivi profili di autorizzazione.
La compilazione spontanea da parte dell’utente dei campi note presenti all’interno degli appositi moduli di registrazione, ed ogni altro dato fornito volontariamente dall’interessato, comporterà l’acquisizione degli stessi da parte di Vem Sistemi in qualità di Titolare, e il conseguente trattamento in conformità a quanto riportato nella presente informativa.
Ambito di comunicazione e diffusione
I dati potranno essere comunicati a società controllate e/o collegate a Vem Sistemi, a studi e società eroganti servizi e prestazioni (professionisti esterni per riprese e registrazioni audio video, attività di comunicazione e marketing, società di ristorazione e catering, ecc.), nei limiti necessari allo svolgimento del loro incarico presso la nostra Società.
Inoltre, i dati potranno essere comunicati a società terze operanti nel settore dell’ICT, legate a Vem Sistemi da rapporti di partnership, per l’invio di comunicazioni a carattere commerciale riguardanti i loro prodotti/servizi e ciò solo previa acquisizione di specifico consenso dall’interessato.
I dati relativi alle abitudini alimentari e i dati identificativi conferiti ai fini dell’iscrizione non saranno in alcun modo diffusi.
Nel corso dell’evento, invece, Vem Sistemi, attraverso proprio personale o avvalendosi di professionisti esterni specializzati, potrebbe effettuare riprese e registrazioni audio e video ed acquisire immagini fotografiche raffiguranti i partecipanti all’evento, con modalità tali da rendere riconoscibili ed identificabili coloro che vi intervengono in qualità di relatori, organizzatori e partecipanti a qualunque titolo.
Tali immagini potranno essere proiettate in concomitanza allo svolgimento della stessa manifestazione e potranno essere temporaneamente e occasionalmente diffuse allo scopo di documentare le attività realizzate nonché corredare le presentazioni di resoconti informativi in ordine ai servizi ed alle attività presentate nel corso dell’evento (es. diffusione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero anche nell’espressione artistica).
Le immagini potranno essere utilizzate nel loro insieme o nelle singole parti e componenti, anche attraverso montaggi, tagli ed adattamenti, senza limitazione alcuna, fatto salvo l’uso delle immagini medesime in contesti che possano arrecare pregiudizio alla dignità, alla reputazione e al decoro personale dell’interessato e dei suoi prossimi congiunti.
La diffusione potrà avvenire anche attraverso la riproduzione nel corso di successivi eventi fieristici e comunicativi di settore, pubblicazione su web o a mezzo stampa, brochure, trasferimento delle immagini registrate su supporti digitali audio-video ecc.
In considerazione del fatto che alcuni partner di Vem sono soggetti stranieri, alcuni dei quali non aventi sede nell’Unione Europea, si segnala che i dati raccolti potrebbero essere trasferiti, sulla base del consenso dell’interessato, presso titolari con sede in Stati extra europei con la conseguenza che gli stessi non godranno dello stesso livello di protezione garantito nel caso del trattamento dei dati all’interno dell’Unione Europea. Laddove l’interessato non voglia che i propri dati siano trasferiti in Paesi extra UE dovrà negare il relativo consenso.
Natura del conferimento
Il conferimento dei dati personali per le finalità legate alla partecipazione all’evento selezionato è facoltativo; tuttavia il mancato rilascio degli stessi, essendo strettamente necessario ai fini dell’organizzazione delle attività connesse all’evento selezionato, comporterà l’impossibilità per Vem Sistemi di consentire la partecipazione dell’interessato.
Anche il conferimento dei dati relativi alle abitudini alimentari è facoltativo ma l’eventuale mancato conferimento di tale particolare tipologia di dati non pregiudicherà in alcun modo la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato, ma potrebbe impedire a Vem di predisporre la fornitura di un servizio alimentare conforme ai desiderata del singolo partecipante. Laddove l’interessato non gradisca che Vem proceda al trattamento di tali dati potrà limitarsi a lasciare in bianco i relativi campi.
Il conferimento del consenso per le finalità di comunicazione a soggetti terzi rispetto a Vem Sistemi a scopo di marketing (limitatamente all’organizzazione di altri eventi), come sopra descritto, è facoltativo non pregiudicherà in alcun modo la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato.
Diritti riconosciuti all’interessato
L’interessato ha il diritto in qualunque momento di esercitare i diritti previsti dal Capo III del Regolamento UE. In particolare, l’interessato ha il diritto di ottenere l’accesso e, nei casi previsti, la rettifica, la cancellazione e la portabilità presso altro titolare dei dati personali trattati, così come gode del diritto di chiedere la limitazione o di opporsi al trattamento.
L’interessato, inoltre, può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, nonché proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le istruzioni fornite dalla predetta autorità collegandosi al link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
Per l’esercizio dei propri diritti l’interessato può rivolgersi direttamente al titolare, così come anche al Responsabile per la protezione dei dati personali.
