Informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi del D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196, art. 13
In ottemperanza a quanto previsto dall’art. 13 del D. Lgs. 196/03, Vi informiamo che i dati personali e sensibili forniti nell’ambito della richiesta di iscrizione all’evento Vem selezionato, e anche successivamente, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e di ogni altra norma di legge applicabile.
Modalità del trattamento
I dati saranno trattati su supporti informatici, cartacei e in via telematica nel rispetto delle disposizioni di legge atte a garantire la sicurezza e la riservatezza, nonché l’esattezza, l’aggiornamento e l’attinenza rispetto alle finalità dichiarate. I dati saranno inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere gli addetti espressamente designati dalla scrivente quali responsabili e incaricati del trattamento dei dati personali, secondo i rispettivi profili di autorizzazione. La compilazione spontanea da parte dell’utente dei campi note presenti all’interno degli appositi moduli di registrazione, ed ogni altro dato fornito volontariamente dall’interessato, comporterà l’acquisizione degli stessi da parte di Vem Sistemi in qualità di Titolare, e il conseguente trattamento in conformità a quanto riportato nella presente informativa.
Finalità del trattamento
I dati personali e identificativi saranno trattati per le seguenti finalità:
- espletamento delle attività necessarie a consentire la registrazione e la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato;
- invio di comunicazioni e informazioni inerenti l’evento selezionato (es. aspetti organizzativi; documentazione delle attività svolte; materiale informativo, evasione di specifiche richieste inoltrate dall’interessato, ecc.);
- invio di comunicazioni e informazioni inerenti la programmazione e lo svolgimento di eventi presentati da Vem Sistemi, anche in collaborazione e partnership con soggetti terzi;
- diffusione delle registrazioni audio video e immagini fotografiche realizzate durante l’evento selezionato, a fini informativi e divulgativi;
- analisi di mercato e attività statistiche interne in forma anonima su base di dati in forma aggregata.
Il trattamento potrà riguardare anche dati relativi alle abitudini alimentari dell’interessato qualificati dal D.Lgs. 196/03 come “sensibili”. Questi dati saranno utilizzati da Vem Sistemi al solo scopo di assicurare ai singoli ospiti la fruizione dei servizi di lunch, dinner e coffee break offerti nel corso dell’evento, secondo un livello di comfort e accoglienza il più possibile adeguato alle esigenze e alle preferenze da ciascuno espresse.
Ambito di comunicazione
I dati potranno essere comunicati a società controllate e/o collegate a Vem Sistemi, a studi e società eroganti servizi e prestazioni (professionisti esterni per riprese e registrazioni audio video, attività di comunicazione e marketing, società di ristorazione e catering, ecc.), nei limiti necessari allo svolgimento del loro incarico presso la nostra Società. Inoltre i dati potranno essere comunicati a società terze operanti nel settore dell’ICT, legate a Vem Sistemi da rapporti di partnership, per l’invio di comunicazioni a carattere commerciale riguardanti i loro prodotti/servizi e ciò solo previa acquisizione di specifico consenso prestato dall’interessato.
Ambito di diffusione
I dati sensibili” relativi alle abitudini alimentari e i dati identificativi conferiti ai fini dell’iscrizione, non saranno in alcun modo diffusi.
Nel corso dell’evento Vem Sistemi, attraverso proprio personale o avvalendosi di professionisti esterni specializzati, potrebbe effettuare riprese e registrazioni audio e video ed acquisire immagini fotografiche raffiguranti i partecipanti all’evento, con modalità tali da rendere riconoscibili ed identificabili coloro che vi intervengono in qualità di relatori, organizzatori e partecipanti a qualunque titolo. Tali immagini potranno essere proiettate in concomitanza allo svolgimento della stessa manifestazione e potranno essere temporaneamente e occasionalmente diffuse allo scopo di documentare le attività realizzate nonché corredare le presentazioni di resoconti informativi in ordine ai servizi ed alle attività presentate nel corso dell’evento (es. diffusione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero anche nell’espressione artistica). Le immagini potranno essere utilizzate nel loro insieme o nelle singole parti e componenti, anche attraverso montaggi, tagli ed adattamenti, senza limitazione alcuna, fatto salvo l’uso delle immagini medesime in contesti che possano arrecare pregiudizio alla dignità, alla reputazione e al decoro personale dell’interessato e dei suoi prossimi congiunti. La diffusione potrà avvenire anche attraverso la riproduzione nel corso di successivi eventi fieristici e comunicativi di settore, pubblicazione su web o a mezzo stampa, brochure, trasferimento delle immagini registrate su supporti digitali audio-video ecc.
Natura del conferimento
Il conferimento dei dati personali per le finalità legate alla partecipazione all’evento selezionato è facoltativo; tuttavia il mancato rilascio degli stessi, essendo strettamente necessario ai fini dell’organizzazione delle attività connesse all’evento selezionato, comporterà l’impossibilità per Vem Sistemi di consentire la partecipazione dell’interessato. Il conferimento dei dati sensibili relativi alle abitudini alimentari è facoltativo e il mancato rilascio in tutto o in parte, non pregiudicherà in alcun modo la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato. Il conferimento dei dati personali per le finalità di comunicazione a soggetti terzi rispetto a Vem Sistemi a scopo di marketing come sopra descritto è facoltativo non pregiudicherà in alcun modo la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato.
Diritti riconosciuti all’interessato
L’interessato ha il diritto in qualunque momento di esercitare i diritti di cui all’art. 7 del D. Lgs 196/03. In particolare ha il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati conferiti (contenuto e origine), verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione, l’aggiornamento, la rettificazione, la cancellazione dei dati trattati in violazione di legge, di opporsi al trattamento dei dati che lo riguardano per motivi legittimi e per fini d’invio di materiale pubblicitario. Per l’esercizio dei propri diritti l’interessato può rivolgersi al Titolare e al Responsabile del trattamento indicati nella presente, scrivendo a privacy@vem.com
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Vem Sistemi S.p.A., con sede in Via degli Scavi 36, Forlì (FC). Responsabile del trattamento è Vittorio Valentini, domiciliato per tale carica presso la sede del titolare, al quale l’interessato potrà rivolgersi in qualsiasi momento al fine di ottenere tutte le informazioni riguardanti il trattamento dei dati e per far valere i diritti di cui all’ art. 7 del d.lgs 196/03. Eventuali e ulteriori informazioni in ordine al trattamento, potranno essere richieste scrivendo all’indirizzo privacy@vem.com
