Informativa sul trattamento di dati personali
ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679
VEM Sistemi S.P.A. (di seguito “VEM”) in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, nell’ambito della richiesta di iscrizione all’evento organizzato da VEM e delle attività successive ad esso connesse (di seguito “Evento”), fornisce di seguito, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 13 Regolamento UE 2016/679, le informazioni sulle finalità e sulle modalità del trattamento dei dati personali raccolti.
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è la società VEM Sistemi S.p.A., con sede a Forlì in Via Don Sebastiano Calderoni n. 12, P.IVA 01803850401, e-mail privacy@vem.com, che ha provveduto alla nomina del Responsabile per la Protezione dei Dati (DPO) contattabile all’indirizzo e-mail dpoprivacy@vem.com.
Finalità del trattamento, dati personali trattati e base giuridica di riferimento
In generale, tutti i dati personali (di seguito, anche “Dati Personali” e/o “Dati”) forniti a VEM e/o che verranno raccolti nell’ambito dell’iscrizione all’Evento e durante la partecipazione allo stesso, saranno trattati nel rispetto dei principi riconosciuti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
I Dati Personali oggetto di trattamento consistono nelle categorie indicate nel seguito. Il conferimento dei Dati di cui al form di iscrizione contrassegnati dal simbolo asterisco (*) è necessario al fine di completare con successo l’iscrizione e dar seguito alle finalità afferenti all’iscrizione e alla partecipazione all’Evento.
I Dati personali trattati per le finalità di seguito descritte consistono nell’anagrafica (es. nome, cognome), dettagli di contatto (es. numero di telefono/cellulare, e-mail), ruolo e azienda di appartenenza, modalità di trasporto fino alla sede dell’Evento (ad esempio automobile o treno) nonché dati relativi all’orario di ingresso, alla partecipazione a specifici panel, sessioni informative o aree dell’Evento, acquisiti mediante QR code, ove fornito, al fine di gestire l’accreditamento, il controllo degli accessi e l’organizzazione logistica.
Le tecnologie di tracciamento inserite all’interno delle comunicazioni promozionali determinano l’acquisizione e il trattamento di dati utili all’identificazione dell’apertura (ID contatto e timestamp dell’evento), dati tecnici (indirizzo IP del client, user-agent / mail client, piattaforma o device utilizzati), informazioni sulle interazioni con il messaggio, anche in forma aggregata, quali click sui contenuti e tempi medi di lettura, dati derivati (area geografica derivata dall’IP ed eventuali informazioni tecniche utili a distinguere interazioni umane da aperture generate da sistemi automatici o bot) e dati di contesto (canale, informazioni tecniche correlate alla spedizione).
VEM non raccoglie categorie particolari di Dati Personali (es. eventuali allergie e intolleranze, abitudini alimentari e di altro genere anche basate su convinzioni religiose o etico-filosofiche, ecc.) nell’ambito dell’iscrizione all’Evento. Tuttavia, qualora l’interessato intenda segnalare esigenze particolari, può in qualsiasi momento rivolgere la propria richiesta ai recapiti indicati. Tali Dati, ivi comprese eventuali categorie particolari di cui all’art. 9 del Regolamento, saranno trattati esclusivamente nella misura strettamente necessaria a dare seguito alla specifica richiesta dell’interessato e a consentire la fruizione dei servizi connessi all’Evento compatibilmente con le esigenze e le preferenze espresse.
Ulteriori Dati potranno essere raccolti e trattati da VEM per quanto riguarda le comunicazioni e/o le richieste di informazioni da parte dell’interessato tramite i dati di contatto di VEM.
Nel corso dell’Evento potranno essere effettuate riprese fotografiche e video di contesto (di seguito, anche “Immagini”), funzionali alla documentazione e comunicazione dell’Evento. VEM istruirà i soggetti incaricati affinché evitino, ove possibile, riprese focalizzate su singoli partecipanti identificati o identificabili, salvo previo specifico consenso o altra idonea base giuridica applicabile. Le immagini di contesto che non consentano l’identificazione diretta o indiretta dei partecipanti potranno essere utilizzate da VEM anche mediante pubblicazione sui propri canali istituzionali e promozionali nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
I Dati saranno trattati da VEM per le seguenti finalità:
- per l’esecuzione delle attività necessarie a consentire la registrazione e la conseguente partecipazione dell’interessato all’Evento compreso l’invio di comunicazioni informative inerenti all’Evento stesso, ad esempio quelle mediante le quali viene inviato il QR code per l’accreditamento, ove previsto, nonché in generale quelle aventi ad oggetto aspetti organizzativi, materiale informativo ed evasione di specifiche richieste inoltrate dall’interessato. Ove previsto, il QR code inviato potrà essere utilizzato anche per l’ingresso ai panel e/o alle sessioni informative dell’Evento (Iscrizione, accreditamento e gestione della partecipazione all’Evento);
- solo nel caso in cui l’interessato, tramite i recapiti di riferimento, comunichi volontariamente a VEM eventuali categorie particolari di Dati Personali ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (ad esempio segnalando eventuali allergie, intolleranze e/o abitudini alimentari) tali Dati saranno utilizzati da VEM al solo scopo di assicurare la fruizione dei servizi offerti nel corso dell’Evento compresa la somministrazione dei pasti (Fornitura di servizi basata su dati particolari);
- per l’adempimento agli obblighi previsti da leggi, regolamenti e normative anche comunitarie o a disposizioni impartite da autorità (Obblighi di legge);
- per monitorare la percezione dei partecipanti sul grado di soddisfazione delle loro esigenze e aspettative in relazione agli eventi VEM a cui hanno partecipato, tramite la proposta di questionari al termine dell’Evento (Feedback);
- per svolgere attività informative e promozionali relative ai prodotti, servizi, iniziative ed eventi di VEM, tramite strumenti automatizzati (quali e-mail) e, ove applicabile, mediante modalità tradizionali di contatto (quali servizio postale o chiamate con operatore); nonché per inviare questionari, survey o sondaggi relativi al gradimento delle iniziative promosse da VEM (Marketing);
- per raccogliere informazioni individuali relative all’apertura delle comunicazioni e-mail di natura promozionale, attraverso tecnologie di tracciamento inserite all’interno della comunicazione stessa (c.d. tracking pixel). Tramite i citati tracking pixel VEM svolge attività di produzione statistiche e performance, deliverability, analisi del tasso e del momento di apertura delle e-mail per misurare l’efficacia delle campagne promozionali e ottimizzarne le prestazioni, nonché per comprendere l’interazione dei singoli destinatari, per migliorare pertinenza, attrattività e per adattare la frequenza delle comunicazioni (Tracciamento delle e-mail promozionali);
- comunicare i Dati a partner che collaborano all’organizzazione dell’Evento, identificati come tali nel relativo materiale informativo, affinché gli stessi in qualità di autonomi titolari del trattamento, possano inviare proprie comunicazioni commerciali e svolgere attività di marketing nei limiti del consenso prestato dall’interessato. Il QR code ricevuto, ove previsto, può essere utilizzato per conferire direttamente ai partner VEM presenti all’Evento i propri Dati personali quali nome, cognome, dati di contatto, ruolo e azienda di appartenenza. Si segnala che tali terzi potrebbero avere sede in Paesi extra UE/SEE. (Comunicazione a terzi per finalità di marketing).
Le basi giuridiche utilizzate da VEM per trattare i Dati, secondo le finalità indicate nella presente informativa, sono le seguenti.
Il conferimento dei Dati per le finalità relative alla Iscrizione, accreditamento e gestione della partecipazione all’Evento è funzionale all’esecuzione delle richieste degli Interessati di iscrizione all’Evento e alla corretta esecuzione da parte di VEM dei conseguenti adempimenti. Il conferimento dei Dati al tal fine non è obbligatorio, tuttavia il mancato rilascio, comporterà l’impossibilità per VEM di dare seguito alle richieste degli interessati di partecipazione all’Evento.
Il conferimento dei Dati per la finalità di Fornitura di servizi basata su dati particolari è basato sul consenso esplicito degli interessati che si ritiene prestato con l’invio libero ed eventuale di richieste specifiche contenenti Dati particolari ai recapiti VEM.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per le finalità riconducibili ad Obblighi di legge sono necessari per poter adempiere agli obblighi di legge posti in capo a VEM in conformità alle leggi applicabili, che possono includere la conservazione e la comunicazione dei Dati alle autorità competenti.
Il trattamento per le finalità riconducibili al Feedback si basa sul consenso prestato dall’interessato che si intende prestato tramite l’azione positiva di accesso, mediante apposito QR code disponibile all’Evento, al form di gradimento e sua conseguente compilazione. Il conferimento dei Dati per la finalità di Feedback è facoltativo. Ove il questionario sia compilato in forma nominativa, il trattamento si basa sul consenso manifestato mediante accesso volontario al form e sua compilazione. Ove invece il questionario sia compilato in forma anonima, i relativi esiti non saranno riferibili all’interessato.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per la finalità di Marketing, è basato sul consenso esplicito dell’interessato raccolto tramite specifica checkbox in calce al box di iscrizione all’Evento.
Il trattamento con finalità di Tracciamento delle e-mail promozionali è basato sul consenso conferito unitamente a quello espresso per la finalità di Marketing, ferma restando la facoltà di revoca disgiunta e granulare. È libero di revocare il consenso per la specifica finalità di Tracciamento delle e-mail promozionali in qualsiasi momento e senza subire alcuna conseguenza se non quella della disattivazione del tracciamento stesso. Può revocare il consenso sia tramite l’apposito link presente nel footer delle comunicazioni e-mail ricevute, sia seguendo le indicazioni contenute nella Sezione “Diritti dell’Interessato” della presente Informativa.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per la finalità di Comunicazione a terzi per finalità di marketing, è basato sul consenso esplicito dell’interessato raccolto tramite specifica checkbox in calce al box di iscrizione.
Tali consensi non sono mai obbligatori e, qualora prestati, sono sempre revocabili in qualsiasi momento senza subire alcuna conseguenza se non quella di disabilitare il tracciamento delle e-mail, o di non ricevere più comunicazioni dal contenuto commerciale da parte di VEM o da parte dei terzi, ai quali non verranno più comunicati i Dati.
L’interessato potrà revocare i consensi a tal fine prestati seguendo le indicazioni contenute nella Sezione “Diritti dell’interessato” della presente Informativa Privacy e, quanto alla finalità di Marketing, tramite apposito link di disiscrizione posto in calce alle comunicazioni promozionali inviate tramite e-mail.
Destinatari e trasferimento dei dati personali
I Dati Personali verranno posti a conoscenza del personale VEM debitamente autorizzato al trattamento e che si è impegnato alla riservatezza o ha ricevuto un adeguato obbligo legale di riservatezza.
I Dati Personali verranno posti a conoscenza di soggetti terzi, designati Responsabili del trattamento, in quanto trattano Dati per conto di VEM (ad esempio, fornitori di piattaforme per l’invio di e-mail, fotografi e videomaker, etc..).
Solo in caso di consenso da parte dell’interessato, i Dati Personali verranno comunicati a terzi, quali partners che collaborano all’organizzazione dell’Evento come indicati nel materiale informativo, per l’invio da parte degli stessi di comunicazioni commerciali e, in generale, per lo svolgimento di attività di marketing da parte dei suddetti terzi che agiranno in qualità di Titolari autonomi del trattamento.
Qualora la comunicazione a terzi o l’utilizzo di fornitori comporti il trasferimento dei Dati Personali verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea o al SEE, tale trasferimento avverrà nel rispetto del Capo V del Regolamento, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante l’adozione di clausole contrattuali standard o altre garanzie appropriate. L’interessato può richiedere ulteriori informazioni e ottenere copia delle garanzie adottate contattando VEM ai recapiti indicati nella presente informativa.
Conservazione dei dati personali
I Dati Personali trattati per l’Iscrizione e gestione delle partecipazioni e, eventualmente, qualora l’interessato ne abbia fatto richiesta esplicita, per la Fornitura di servizi basata su dati particolari, saranno conservati per il tempo necessario a compiere, rispettivamente, tutte le attività relative all’evasione delle richieste degli Interessati relative alla partecipazione all’Evento e agli accordi e/o contratti da ciò discendenti. Inoltre, VEM potrebbe conservare questi Dati per un periodo maggiore, in particolare al fine di tutelare i propri gli interessi da possibili responsabilità.
I Dati Personali trattati per la finalità di Obblighi di legge saranno conservati da VEM per il periodo previsto dalla norma cogente applicabile.
I Dati Personali trattati per la finalità di Feedback saranno conservati unicamente in forma aggregata.
Dati Personali trattati per le finalità di Marketing, e di Tracciamento delle e-mail promozionali saranno conservati fino alla revoca del consenso prestato e comunque, quanto al Tracciamento, per un periodo massimo di 18 mesi. Una volta revocato il relativo consenso, anche con riferimento alla sola finalità di Tracciamento delle e-mail promozionali, VEM non utilizzerà più i suoi Dati Personali per tali finalità, ma potrà comunque conservarli ove necessario al fine di proteggere i propri diritti e interessi rispetto a possibili responsabilità basate su tali trattamenti.
I Dati Personali trattati per la Comunicazione a terzi per finalità di marketing saranno conservati da VEM per il tempo strettamente necessario a dare esecuzione alla comunicazione verso i partner individuati e, successivamente, per finalità di prova dell’avvenuta acquisizione del consenso e della liceità della comunicazione, fermo restando che i partner li tratteranno quali autonomi titolari secondo le rispettive informative.
Diritti dell’interessato
L’interessato potrà chiedere di accedere ai Dati e al trattamento e, nei casi previsti, di rettificare e cancellare i Dati, chiederne la portabilità presso altro titolare nonché la limitazione del trattamento od opporsi allo stesso.
Per l’esercizio di tali diritti l’interessato può rivolgersi direttamente al Titolare, anche scrivendo a privacy@vem.com , o al Responsabile della Protezione dei Dati, scrivendo all’indirizzo dpoprivacy@vem.com. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato dell’UE in cui risiede, in cui lavora o in cui è avvenuta la violazione che, per l’Italia, è il Garante per la protezione dei dati personali (per proporre reclamo dinanzi al Garante può seguire le istruzioni reperibili al seguente link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524 ) .
VEM non adotta processi decisionali interamente automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’interessato o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona. Eventuali attività di analisi o segmentazione effettuate per finalità statistiche, di marketing o di personalizzazione delle comunicazioni non comportano decisioni automatizzate aventi tali effetti.
DIRITTO DI RECLAMO
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato attraverso questo sito avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).
REVOCA DEL CONSENSO
Si informa che per la finalità di Marketing e Tracciamento delle e-mail promozionali può revocare e far cessare in ogni momento l’invio delle relative comunicazioni commerciali e/o del tracciamento scrivendo all’indirizzo email privacy@vem.com o al DPO all’indirizzo dpoprivacy@vem.com. Nel caso di comunicazioni ricevute tramite strumenti informatici, il consenso può essere revocato anche seguendo la procedura indicata in calce alla comunicazione medesima.
Ricordiamo che il consenso espresso per l’inoltro di comunicazioni Marketing si estende non solo alle comunicazioni inviate tramite l’uso di sistemi automatizzati senza l’intervento dell’operatore (per esempio, l’e-mail), ma anche alle modalità tradizionali di contatto, come telefono e servizio postale. È sempre possibile revocare il consenso al trattamento anche in modo disgiunto, per esempio, decidendo di ricevere tali comunicazioni solo attraverso sistemi automatizzati come l’e-mail e non tramite servizio postale e telefono e viceversa.
Quanto al Tracciamento delle e-mail promozionali, oltre alla possibilità di revocare in ogni momento lo specifico consenso tramite l’apposito link dedicato nel footer di ciascuna e-mail (che disattiverà il tracciamento da parte di VEM mantenendo attiva, ove desiderato, l’iscrizione alla newsletter), segnaliamo altresì che i tracking pixel vengono scaricati soltanto qualora l’utente mantenga abilitata nel proprio programma di posta elettronica la funzione di download automatico delle immagini. Quale ulteriore misura tecnica di autotutela, è possibile impostare la lettura delle e-mail esclusivamente in formato testo (o di disabilitare il caricamento automatico delle immagini remote), in modo tale che il tracking pixel, al pari di qualsiasi altra immagine contenuta nel messaggio, non venga scaricato e non possa tracciare il comportamento del destinatario della comunicazione.
Il consenso espresso per la Comunicazione a terzi per finalità di marketing può essere revocato in ogni momento l’invio delle relative comunicazioni commerciali e/o del tracciamento scrivendo all’indirizzo email privacy@vem.com o al DPO all’indirizzo dpoprivacy@vem.com.
