Informativa sul trattamento di dati personali
ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679
VEM SISTEMI S.P.A. (di seguito “VEM”) in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, nell’ambito della richiesta di iscrizione all’evento organizzato da VEM e anche successivamente a questo (di seguito “Evento”), fornisce di seguito, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 13 Regolamento UE 2016/679, le informazioni sulle finalità e sulle modalità del trattamento dei dati personali raccolti.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è la società VEM SISTEMI S.P.A., con sede a Forlì in Via Don Sebastiano Calderoni n. 12, P.IVA 01803850401, email privacy@vem.com, che ha provveduto alla nomina del Responsabile per la Protezione dei Dati (DPO) contattabile all’indirizzo email dpoprivacy@vem.com.
2. Finalità del trattamento, dati personali trattati e base giuridica di riferimento
In generale, tutti i dati personali (di seguito, anche “Dati Personali” e/o “Dati”) forniti a VEM e/o che verranno raccolti nell’ambito dell’iscrizione all’Evento e durante la partecipazione allo stesso, saranno trattati nel rispetto dei principi riconosciuti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
I Dati Personali oggetto di trattamento consistono nelle categorie indicate nel seguito. Il conferimento dei Dati di cui al form di iscrizione contrassegnati dal simbolo asterisco (*) è necessario al fine di completare con successo l’iscrizione e dar seguito alle finalità afferenti l’iscrizione e la partecipazione all’Evento.
I Dati personali trattati da VEM per le finalità di seguito descritte consistono nell’anagrafica (es. nome, cognome), dettagli di contatto (es. numero di telefono/cellulare, email) e azienda di appartenenza e modalità di trasporto fino alla sede dell’Evento (ad esempio automobile o treno).
VEM non raccoglie categorie particolari di dati personali (es. eventuali allergie e intolleranze, abitudini alimentari e di altro genere anche basate su convinzioni religiose o etico-filosofiche, ecc.) nell’ambito dell’iscrizione all’Evento. Tuttavia, qualora l’interessato intenda segnalare esigenze particolari, può in qualsiasi momento rivolgere la propria richiesta ai recapiti indicati. Tali Dati, compresi eventualmente le categorie particolari ex art. 9 Regolamento, saranno utilizzati da VEM al solo scopo di assicurare la fruizione dei servizi offerti nel corso dell’Evento, compatibilmente con le esigenze e preferenze espresse dagli Interessati.
Ulteriori Dati potranno essere raccolti e trattati da VEM per quanto riguarda le comunicazioni e/o le richieste di informazioni da parte dell’interessato tramite i dati di contatto di VEM.
Nel corso dell’Evento, alcuni soggetti appositamente incaricati da VEM effettueranno fotografie e riprese video (“di seguito, anche “Immagini”). Tali soggetti, ad esempio fotografi e videomaker, sono stati da VEM appositamente designati e istruiti al fine di non acquisire immagini fotografiche o video ritraenti persone fisiche identificate o identificabili, salvo non abbiano prestato apposito e idoneo consenso. Resta inteso che le Immagini acquisite da VEM durante l’Evento che non consentono l’identificazione dei soggetti ritratti saranno liberamente utilizzabili da VEM, anche mediante la diffusione e/o pubblicazione online, nei limiti di quanto previsto dalla normativa applicabile.
I Dati saranno trattati da VEM per le seguenti finalità:
- esecuzione delle attività necessarie a consentire la registrazione e la conseguente partecipazione dell’Interessato all’Evento compreso l’invio di comunicazioni informative inerenti all’Evento stesso, ad esempio quelle aventi ad oggetto aspetti organizzativi, materiale informativo ed evasione di specifiche richieste inoltrate dall’Interessato (Iscrizione e gestione della partecipazione – Fornitura di beni/servizi);
- solo nel caso in cui l’Interessato, tramite i recapiti di riferimento, comunichi volontariamente a VEM eventuali categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (ad esempio segnalando eventuali allergie, intolleranze e/o abitudini alimentari) tali Dati saranno utilizzati da VEM al solo scopo di assicurare la fruizione dei servizi offerti nel corso dell’Evento compresa la somministrazione dei pasti (Fornitura di servizi basata su dati particolari);
- adempimento agli obblighi previsti da leggi, regolamenti e normative anche comunitarie o a disposizioni impartite da autorità (Obblighi di legge);
- per monitorare la percezione dei partecipanti sul grado di soddisfazione delle loro esigenze e aspettative in relazione agli eventi VEM a cui hanno partecipato, tramite la proposta di questionari al termine dell’Evento (Feedback);
- svolgere attività di informazione sui prodotti e/o servizi VEM nonché per svolgere attività promozionali, commerciali, ricerche di mercato e di marketing tramite l’uso di sistemi automatizzati senza l’intervento dell’operatore (per esempio, l’e-mail), ma anche tramite modalità tradizionali di contatto, come il servizio postale; svolgere attività di rilevazione del grado di soddisfazione degli Interessati tramite invio di questionari, effettuazione di survey o svolgimenti di sondaggi (Marketing);
- comunicare i Dati a terzi, intesi quali partners che collaborano all’organizzazione dell’evento identificati come tali nel materiale informativo dell’Evento, per l’invio da parte degli stessi di comunicazioni commerciali e, in generale, per lo svolgimento di attività di marketing da parte di tali terzi. Si segnala che tali terzi potrebbero avere sede in Paesi extra UE/SEE. (Comunicazione a terzi per finalità di marketing).
Le basi giuridiche utilizzate da VEM per trattare i Dati, secondo le finalità indicate nella presente informativa, sono le seguenti. Il conferimento dei Dati per le finalità relative alla Iscrizione e gestione delle partecipazioni è funzionale all’esecuzione delle richieste degli Interessati di iscrizione all’evento e alla corretta esecuzione da parte di VEM dei conseguenti adempimenti. Il conferimento dei Dati al tal fine non è obbligatorio, tuttavia il mancato rilascio, comporterà l’impossibilità per VEM di dare seguito alle richieste degli Interessati di partecipazione all’Evento. Il conferimento dei Dati per la finalità di Fornitura di servizi basata su dati particolari è basato sul consenso esplicito degli Interessati che si ritiene prestato con l’invio libero ed eventuale di richieste specifiche contenenti Dati particolari ai recapiti VEM.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per le finalità riconducibili ad Obblighi di legge sono necessari per poter adempiere agli obblighi di legge posti in capo a VEM in conformità alle leggi applicabili, che possono includere la conservazione e la comunicazione dei Dati alle autorità competenti.
Il trattamento per le finalità riconducibili al Feedback si basa sul consenso prestato dall’Interessato che si intende prestato tramite l’azione positiva di accesso, mediante apposito QRCode disponibile all’evento, al form di gradimento e sua conseguente compilazione. Il conferimento dei Dati richiesti è facoltativo e un eventuale rifiuto non avrà alcuna conseguenza. È inoltre sempre possibile compilare il form di gradimento e feedback anche in forma anonima.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per la finalità di Marketing, è basato sul consenso esplicito dell’Interessato raccolto tramite specifica checkbox in calce al box di iscrizione.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per la finalità di Comunicazione a terzi per finalità di marketing, è basato sul consenso esplicito dell’Interessato raccolto tramite specifica checkbox in calce al box di iscrizione.
Tali consensi non sono mai obbligatori e, qualora prestati, sono sempre revocabili in qualsiasi momento senza subire alcuna conseguenza se non quella di non ricevere più comunicazioni dal contenuto commerciale da parte di VEM o da parte dei terzi ai quali non verranno più comunicati i dati.
L’Interessato potrà revocare i consensi a tal fine prestati seguendo le indicazioni contenute nella Sezione “Diritti dell’Interessato” della presente Informativa Privacy e, quanto alla finalità di Marketing, tramite apposito link di disiscrizione posto in calce alle comunicazioni promozionali inviate a mezzo e-mail.
3. Destinatari e trasferimento dei dati personali
I Dati Personali verranno posti a conoscenza del personale VEM debitamente autorizzato al trattamento e che si è impegnato alla riservatezza o ha ricevuto un adeguato obbligo legale di riservatezza.
I Dati Personali verranno posti a conoscenza di soggetti terzi, debitamente designati Responsabili del trattamento, in quanto trattano Dati per conto di VEM (ad esempio, fornitori di piattaforme per l’invio di e-mail, fotografi e videomaker, etc..).
Solo in caso di consenso da parte dell’Interessato, i Dati Personali verranno comunicati a terzi, quali partners che collaborano all’organizzazione dell’Evento come indicati nel materiale informativo, per l’invio da parte degli stessi di comunicazioni commerciali e, in generale, per lo svolgimento di attività di marketing da parte dei suddetti terzi che agiranno in qualità di Titolari autonomi del trattamento. Qualora tale comunicazione a terzi determini un trasferimento extra UE/SEE, saranno adottate le garanzie previste dal Capo V del Regolamento. Per ogni ulteriore informazione sul punto, è possibile rivolgersi ai recapiti di contatto indicati al paragrafo 5.
4. Conservazione dei dati personali
I Dati Personali trattati per l’Iscrizione e gestione delle partecipazioni e, eventualmente, qualora l’Interessato ne abbia fatto richiesta esplicita, per la Fornitura di servizi basata su dati particolari, saranno conservati per il tempo necessario a compiere, rispettivamente, tutte le attività relative all’evasione delle richieste degli Interessati relative alla partecipazione all’Evento e agli accordi e/o contratti da ciò discendenti. Inoltre, VEM potrebbe conservare questi Dati per un periodo maggiore, in particolare al fine di tutelare i propri gli interessi da possibili responsabilità.
I Dati Personali trattati per la finalità di Obblighi di legge saranno conservati da VEM per il periodo previsto dalla norma cogente applicabile.
I Dati Personali trattati per le finalità di di Feedback saranno conservati unicamente in forma aggregata. I Dati Personali trattati per le finalità di Marketing e di Comunicazione a terzi per finalità di marketing per saranno conservati da VEM fino alla revoca del consenso prestato. Una volta revocato il consenso, VEM non utilizzerà più i Dati Personali per tali finalità, ferma restando la legittimità del trattamento svolto fino al momento della revoca.
5. Diritti dell’interessato
L’interessato potrà chiedere di accedere ai Dati e al trattamento e, nei casi previsti, di rettificare e cancellare i Dati, chiederne la portabilità presso altro titolare nonché la limitazione del trattamento od opporsi allo stesso.
Per l’esercizio di tali diritti l’interessato può rivolgersi direttamente al Titolare, anche scrivendo a privacy@vem.com , o al Responsabile della Protezione dei Dati, scrivendo all’indirizzo dpoprivacy@vem.com. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato dell’UE in cui risiede, in cui lavora o in cui è avvenuta la violazione che, per l’Italia, è il Garante per la protezione dei dati personali (per proporre il reclamo dinanzi il Garante potrà seguire le istruzioni reperibili al seguente link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524 ) .
I Dati Personali trattati per le finalità di Marketing e di Comunicazione a terzi per finalità di marketing saranno conservati da VEM fino alla revoca del consenso prestato. In particolare, quanto alla finalità di Marketing, l’Interessato può revocare il consenso prestato anche mediante apposito link di disiscrizione posto in calce alle comunicazioni ricevute a mezzo e-mail.
