INFORMATIVA PRIVACY
Resa ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679
Vi invitiamo a leggere attentamente la presente informativa sul trattamento dei dati personali (di seguito “Informativa”) resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 da Vem Sistemi S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento, con specifico riferimento ai Suoi dati personali e/o di quelli relativi agli interessati appartenenti alla Sua organizzazione, nell’ambito dell’utilizzo del portale “E-Procurement VEM” (di seguito anche “Portale”) volto alla registrazione e qualificazione dei fornitori nonché al successivo aggiornamento delle informazioni agli stessi riferibili.
In generale, tutti i dati personali (di seguito, anche “Dati Personali” e/o “Dati”) trattati nel contesto dell’utilizzo del Portale saranno trattati nel rispetto dei principi riconosciuti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
- TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il titolare del trattamento è la società VEM SISTEMI S.P.A., con sede a Forlì in Via Don Sebastiano Calderoni n. 12, P.IVA 01803850401, email privacy@vem.com, che ha provveduto alla nomina del Responsabile per la Protezione dei Dati (DPO) contattabile all’indirizzo email dpoprivacy@vem.com.
- FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, DATI PERSONALI TRATTATI E BASE GIURIDICA DI RIFERIMENTO
I Dati Personali oggetto di trattamento consistono nelle categorie indicate nel seguito. Il conferimento dei Dati contrassegnati dal simbolo asterisco (*) sono necessari al fine di dar seguito alla relativa finalità.
- Dati identificativi e dati di contatto
La procedura di registrazione e qualificazione tramite il Portale determina l’acquisizione di una serie di dati riferibili al fornitore/potenziale fornitore persona giuridica. Tuttavia, in alcune sezioni del Portale, può essere richiesto di conferire a VEM Dati Personali riferibili a interessati appartenenti all’organizzazione del fornitore / potenziale fornitore quali il referente, il legale rappresentante, altre persone fisiche che ricoprono cariche sociali o ruoli di rilievo per la qualificazione (esempio Responsabile della qualità e RSPP).
In particolare, VEM potrà richiedere di indicare Dati Personali quali: nome e cognome azienda di appartenenza e sede, ruolo aziendale, indirizzo e-mail aziendale, numero di telefono fisso o mobile aziendale, ulteriori Dati Personali contenuti nella documentazione condivisa (a titolo esemplificativo, visura camerale e documento di identità del legale rappresentante).
Ulteriori Dati potranno essere raccolti durante la gestione del rapporto tramite il Portale e/o potranno consistere in quelli che l’interessato fornirà a VEM, in qualsiasi momento, tramite i dati di contatto. Ogni qual volta vengano condivisi con VEM Dati Personali di terzi (ad esempio, chiedendo l’accesso al Portale a nome e per conto di altri), si conferisce la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa e richiesta di risarcimento del danno che dovesse pervenire a VEM da persone i cui Dati Personali siano stati condivisi in violazione delle norme sulla protezione dei dati personali applicabili.
- Dati di navigazione e altre informazioni
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Portale acquisiscono alcuni Dati Personali dell’utilizzatore. In particolare, vengono trattati Dati quali: la data e l’ora in cui l’utilizzatore ha acceduto al Portale, il Paese di provenienza, il tipo di browser, il tipo di dispositivo e il sistema operativo utilizzato. Questi Dati vengono utilizzati da VEM al solo fine di controllare il corretto funzionamento del Portale e per identificare eventuali anomalie e/o abusi. Le informazioni relative all’utilizzo dei cookie sono disponibili nella sezione Cookie Policy in calce alla presente Informativa. In generale, tutti i dati personali (di seguito, anche “Dati Personali” e/o “Dati”) forniti a VEM e/o che verranno raccolti nel contesto dell’utilizzo del Portale, saranno trattati nel rispetto dei principi riconosciuti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
Nei limiti stabiliti dalla normativa vigente, i Dati saranno trattati da VEM per le seguenti finalità:
- per permettere lo svolgimento delle operazioni strettamente connesse e strumentali alla corretta gestione dei rapporti con i fornitori e i potenziali fornitori nell’ambito del Portale “E-Procurement VEM”, volto alla registrazione e qualificazione dei medesimi nonché alla successiva gestione e aggiornamento delle informazioni connesse. Si intende compresa in tale finalità la presa in carico e la gestione dei quesiti o delle richieste pervenuti ai recapiti forniti da VEM per fornire assistenza e per consentire l’accesso al Portale stesso, nonché ai fini della creazione di un account e conseguente abilitazione alle sezioni del Portale (Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali);
- permettere l’adempimento di obblighi eventualmente previsti da fonti normative cogenti, ovvero a disposizioni impartite dalle Autorità, ai quali VEM sia soggetta (Obblighi di legge);
- ricavare informazioni necessarie ad identificare anomalie, attività fraudolente e/o abusi nell’utilizzo del Portale (Sicurezza).
Il conferimento dei Dati Personali, ed il relativo trattamento per le finalità relative all’Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali è strettamente funzionale alla corretta esecuzione del rapporto precontrattuale e contrattuale in essere con il fornitore / potenziale fornitore nell’ambito dell’utilizzo del Portale e, pertanto, il mancato conferimento dei Dati Personali richiesti al tal fine, ovvero l’accertata erroneità dei Dati forniti, potrebbero comportare l’impossibilità di concludere con successo la procedura di registrazione e qualificazione.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per le finalità riconducibili ad Obblighi di legge sono necessari per poter adempiere agli obblighi di legge posti in capo a VEM in conformità alle leggi applicabili, che possono includere la conservazione e la comunicazione dei Dati alle autorità competenti.
Il conferimento dei Dati Personali e il relativo trattamento per finalità riconducibili ad attività di Sicurezza sono basati sull’interesse legittimo di VEM identificare e prevenire comportamenti illeciti e/o abusi nell’utilizzo del Portale. Conseguentemente, il mancato conferimento dei Dati Personali richiesti al tal fine potrebbe comportare l’impossibilità di accedere al Portale e alle sue funzionalità.
- DESTINATARI E TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
I Dati Personali verranno posti a conoscenza del personale VEM debitamente autorizzato al trattamento e che si è impegnato alla riservatezza o ha ricevuto un adeguato obbligo legale di riservatezza.
I Dati Personali verranno posti a conoscenza di soggetti terzi, debitamente designati Responsabili del trattamento, in quanto trattano Dati per conto di VEM (ad esempio, soggetti con i quali sia necessario interagire per la fruibilità del Portale come gli hosting provider, fornitori di piattaforme per l’invio di e-mail).
Infine, i Dati Personali verranno comunicati, ove richiesto, alle competenti autorità (ad esempio in caso di attività fraudolente e/o abusi nell’utilizzo del Portale) in base a quanto disposto dalle leggi vigenti.
I dati non saranno oggetto di diffusione e non è prevista la loro trasmissione in paesi diversi da quelli dell’Unione Europea o dallo Spazio Economico Europeo. In ogni caso, qualora i Dati vengano trasmessi in Paesi terzi al di fuori dell’UE/SEE, VEM assicura che il trattamento avverrà nel rispetto della normativa applicabile e, in particolare, in conformità a quanto previsto dal Capo V del Regolamento.
- CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
I Dati Personali trattati per l’Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali saranno conservati per il tempo strettamente necessario all’esecuzione attività come descritte al paragrafo precedente “Finalità del trattamento e dati personali trattati”.
I Dati Personali trattati per la finalità di Obblighi di legge saranno conservati da VEM per il periodo previsto dalla norma cogente applicabile.
I Dati Personali trattati per la finalità di Sicurezza, salvo in caso di utilizzo per l’accertamento di responsabilità, non persistono per più di 6 mesi.
Quanto alla persistenza dei cookie presenti nel Portale, si rinvia a quanto indicato nella sezione Cookie Policy in calce alla presente Informativa.
- DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato potrà chiedere, nei limiti di quanto previsto dagli articoli 15 – 22 del Regolamento, di accedere ai Dati e al trattamento e, nei casi previsti, di rettificare e cancellare i Dati, chiederne la portabilità presso altro titolare nonché la limitazione del trattamento od opporsi allo stesso.
Per l’esercizio di tali diritti l’interessato può rivolgersi direttamente al Titolare, anche scrivendo a privacy@vem.com , o al Responsabile della Protezione dei Dati, scrivendo all’indirizzo dpoprivacy@vem.com. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato dell’UE in cui risiede, in cui lavora o in cui è avvenuta la violazione che, per l’Italia, è il Garante per la protezione dei dati personali (per proporre il reclamo dinanzi il Garante potrà seguire le istruzioni reperibili al seguente link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524 ) .
COOKIE POLICY
- a) Definizioni e tipologie di cookie
I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati dall’utente inviano e registrano sul suo computer o dispositivo mobile, per essere poi ritrasmessi agli stessi siti alla successiva visita. Proprio grazie ai cookie un sito ricorda le azioni e preferenze dell’utente (come, ad esempio, i dati di login, la lingua prescelta, le dimensioni dei caratteri, altre impostazioni di visualizzazione, ecc.) in modo che non debbano essere indicate nuovamente quando l’utente torni a visitare detto sito o navighi da una pagina all’altra di esso.
I cookie, quindi, sono usati per eseguire autenticazioni informatiche, monitoraggio di sessioni e memorizzazione di informazioni riguardanti le attività di un utente quando accede ad un sito. Possono contenere anche un codice identificativo unico che consente di tenere traccia della navigazione degli utenti all’interno del sito stesso per finalità statistiche o pubblicitarie. Alcune operazioni non potrebbero essere compiute senza l’uso dei cookie, che in certi casi sono quindi tecnicamente necessari per lo stesso funzionamento del sito.
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Nel corso della navigazione su un sito, l’utente può ricevere sul proprio dispositivo anche cookie di siti o di web server diversi da quello che si sta visitando (c.d. cookie di “terze parti”). Si parla di un cookie di terze parti in riferimento ai casi in cui si visita un sito internet e un soggetto terzo rispetto al gestore del sito visitato rilascia un cookie attraverso lo stesso, di proprietà di terze parti.
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In base alla normativa vigente ed applicabile in Italia, per l’utilizzo dei cookie non sempre è richiesto un consenso dell’utente. In particolare, non richiedono tale consenso i c.d. cookie tecnici, cioè quelli utilizzati al solo fine di effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica, o nella misura strettamente necessaria per erogare un servizio esplicitamente richiesto dall’utente.
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