In ottemperanza a quanto previsto dall’art. 13 del Regolamento UE 679/2016, Vi informiamo che i dati personali forniti nell’ambito della richiesta di iscrizione all’evento Vem selezionato, e anche successivamente, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e di ogni altra normativa applicabile.
Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati.
Il Titolare del trattamento dei suoi dati personali è Vem Sistemi S.p.A., con sede in Via Don Sebastiano Calderoni 12, Forlì (FC), contattabile via e-mail all’indirizzo privacy@vem.com. La Società ha nominato anche il Responsabile per la protezione dei dati, contattabile via e-mail all’indirizzo dpoprivacy@vem.com.
Finalità e base giuridica del trattamento
Vem, in particolare, procede alla raccolta e al successivo trattamento dei suoi dati personali nel contesto dell’organizzazione di uno specifico evento e, quindi, allo scopo di:
a) espletare le attività necessarie a consentire la registrazione e la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato;
b) inviare le comunicazioni e le informazioni inerenti l’evento stesso (es. aspetti organizzativi; documentazione delle attività svolte; materiale informativo, evasione di specifiche richieste inoltrate dall’interessato, ecc.);
Vem, inoltre, previo suo consenso, potrà trattare i suoi dati personali anche per finalità ulteriori a quelle necessarie all’evento selezionato e, in particolare:
c) per inviare comunicazioni e informazioni inerenti la programmazione e lo svolgimento di eventi presentati da Vem Sistemi, anche in collaborazione e partnership con soggetti terzi;
d) per inviare comunicazioni promozionali attraverso qualsiasi mezzo (anche e-mail, sms e altre modalità di comunicazione avanzata) sia da parte di Vem Sistemi sia da parte dei suoi partners;
e) per procedere a ricerche di mercato o, comunque, a sondaggi finalizzati a valutare il grado di soddisfazione della clientela;
f) per procedere a sondaggi finalizzati a valutare il grado di soddisfazione della clientela in relazione all’evento a cui si è appena partecipato, anche allo scopo di inviarle informative su nuovi eventi che si ritiene possano incontrare il suo gradimento;
g) per procedere ad analisi di mercato e attività statistiche interne in forma anonima su base di dati in forma aggregata.
Il trattamento verrà quindi svolto, relativamente al trattamento di cui alle precedenti lett. a) e b), sulla base della necessità di adempiere al contratto, e relativamente al trattamento di cui alle lett. c), d) e) ed f), sulla base del suo espresso consenso che potrà prestare anche solo per parte del trattamento e che potrà revocare in qualsiasi momento, fermo restando la liceità del trattamento svolto sino al momento della revoca.
Il trattamento dei dati conseguente alla compilazione di sondaggi finalizzati a valutare il grado di soddisfazione della clientela in relazione all’evento a cui ha partecipato verrà svolto sulla base del suo consenso, che manifesterà con la compilazione stessa del form proposto, con evidenza che laddove non intenda prestare il consenso e/o procedere alla compilazione del sondaggio potrà limitarsi a chiudere la pagina che si aprirà, all’uopo, al termine del webinar.
Il trattamento dei dati per finalità di analisi di mercato e per indagini statistiche (trattamento di cui alla precedente lett. g) verrà invece effettuato su dati anticipatamente anonimizzati e, quindi, non richiede il previo consenso dell’interessato, essendo svolto su dati anonimi per perseguire un legittimo interesse di VEM.
Modalità del trattamento
I dati saranno trattati su supporti informatici, cartacei e in via telematica nel rispetto delle disposizioni di legge atte a garantire la sicurezza e la riservatezza, nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la rilevanza rispetto alle finalità dichiarate.
I dati saranno inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere gli addetti espressamente designati dalla scrivente quali responsabili e incaricati del trattamento dei dati personali, secondo i rispettivi profili di autorizzazione.
La compilazione spontanea da parte dell’utente dei campi note presenti all’interno degli appositi moduli di registrazione, ed ogni altro dato fornito volontariamente dall’interessato, comporterà l’acquisizione degli stessi da parte di Vem Sistemi in qualità di Titolare, e il conseguente trattamento in conformità a quanto riportato nella presente informativa.
Ambito di comunicazione e diffusione
I dati potranno essere comunicati a società controllate e/o collegate a Vem Sistemi, a studi e società eroganti servizi e prestazioni (attività di comunicazione e marketing, ecc.), nei limiti necessari allo svolgimento del loro incarico presso la nostra Società e comunque nel solo caso in cui tali soggetti siano stati designati quali Responsabili del trattamento.
Inoltre, i dati potranno essere comunicati a società terze operanti nel settore dell’ICT, legate a Vem Sistemi da rapporti di partnership, per l’invio di comunicazioni a carattere commerciale riguardanti i loro prodotti/servizi e ciò solo previa acquisizione di specifico consenso dall’interessato.
In considerazione del fatto che alcuni partner di Vem sono soggetti stranieri, alcuni dei quali non aventi sede nell’Unione Europea, si segnala che i dati raccolti potrebbero essere trasferiti, sulla base del consenso dell’interessato, presso titolari con sede in Stati extra europei con la conseguenza che gli stessi non godranno dello stesso livello di protezione garantito nel caso del trattamento dei dati all’interno dell’Unione Europea. Laddove l’interessato non voglia che i propri dati siano trasferiti in Paesi extra UE dovrà negare il relativo consenso.
Natura del conferimento
Il conferimento dei dati personali per le finalità legate alla partecipazione all’evento selezionato è facoltativo; tuttavia il mancato rilascio degli stessi, essendo strettamente necessario ai fini dell’organizzazione delle attività connesse all’evento selezionato, comporterà l’impossibilità per Vem Sistemi di consentire la partecipazione dell’interessato.
Il conferimento del consenso per le finalità di marketing, e il consenso, per i medesimi fini, alla trasmissione ai partner VEM, come sopra descritto, è facoltativo non pregiudicherà in alcun modo la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato.
Il conferimento dei dati nell’ambito dei sondaggi finalizzati a valutare il grado di soddisfazione della clientela, che VEM sottoporrà al termine dell’evento, è facoltativo ed è fondato sull’azione proattiva dell’utente, il quale potrà omettere la compilazione non pregiudicando in alcun modo la partecipazione dell’interessato all’evento selezionato.
Diritti riconosciuti all’interessato
L’interessato ha il diritto in qualunque momento di esercitare i diritti previsti dal Capo III del Regolamento UE. In particolare, l’interessato ha il diritto di ottenere l’accesso e, nei casi previsti, la rettifica, la cancellazione e la portabilità presso altro titolare dei dati personali trattati, così come gode del diritto di chiedere la limitazione o di opporsi al trattamento.
L’interessato, inoltre, può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, nonché proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le istruzioni fornite dalla predetta autorità collegandosi al link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
Per l’esercizio dei propri diritti l’interessato può rivolgersi direttamente al titolare, così come anche al Responsabile per la protezione dei dati personali.
